oneLearning
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- Fortschritt im Blick
Wer hat wann bestätigt?
Das Dokument weiß es.
Heute ein Arbeitsvertrag. Morgen der volle Dokumenten-Lebenszyklus. Dasselbe System.
Die Frage ist nicht, was das System kann. Sondern wie viel Arbeit es HR und Führungskräften abnimmt.
Was passiert, wenn später ein Streit entsteht?
Das Ziel des Systems ist nicht nur, das Dokument zu erstellen — sondern auch, nachvollziehbar zu machen, was genau passiert ist.
Wer hat das Dokument bestätigt?
Das System zeigt eindeutig, welche Partei die Bestätigung vorgenommen hat.
Wann fand die Bestätigung statt?
Der Zeitstempel ist protokolliert und jederzeit abrufbar.
An welche E-Mail-Adresse wurde der Code gesendet?
Das Zustellziel des Codes ist sichtbar — kein Suchen in E-Mails.
Welche Dokumentversion war gültig?
Die Bestätigung ist an die spezifische Version gebunden, nicht nur an den Dateinamen.
Wurde eine Empfangsbestätigung erstellt?
Die Empfangsbestätigung ist separat abrufbar und überprüfbar.
Hat sich das Dokument seitdem geändert?
Falls eine Änderung erfolgte, ist sie im Prüfpfad sichtbar nachvollziehbar.
In welchem Status befindet sich der Prozess?
Auf einen Blick: Bestätigung ausstehend, abgeschlossen oder weitere Prüfung erforderlich.
Bei einer internen oder externen Prüfung sind all diese Daten an einem Ort, übersichtlich abrufbar.
Ein neuer Mitarbeiter kann weitgehend papierlos onboardet werden
Von der Datenerfassung bis zur Bestätigung und Archivierung bleibt der Ablauf in einem System — HR muss nicht drucken, scannen, Word-Dateien hin- und herschicken oder dieselben Daten doppelt eintippen. Was früher pro Eintritt Stunden an Verwaltung war, entsteht hier automatisch.
Kein Drucken
Kein Scannen
Kein Word-Datei-Hin-und-her
Keine doppelte Dateneingabe
1
Der neue Mitarbeiter erfasst die Onboarding-Daten
Erforderliche Personen- und HR-Daten werden einmal zentral erfasst. HR muss nichts doppelt eintippen.
2
HR prüft die eingereichten Daten
Alle Informationen sind in einem Ablauf sichtbar, sodass die Prüfung schnell und übersichtlich bleibt.
3
Das System erzeugt Dokumente automatisch
Auf Basis freigegebener Daten werden die nötigen HR-Dokumente ohne Copy-Paste erzeugt.
4
Online-Bestätigung oder QES-Signatur
Dokumente können per OTP online bestätigt oder mit QES offiziell signiert werden — ohne Papierkreislauf: kein Drucken-Unterschreiben-Scannen-Zurücksenden, die Bestätigung ist in Minuten erledigt.
5
Archivierung in der digitalen Personalakte
Finale Dokumente und Bestätigungsverlauf werden nachvollziehbar in der digitalen Personalakte abgelegt.
Pro Eintritt verschwinden Stunden an HR-Verwaltung — ohne Drucken, Scannen und Hinterhertelefonieren, mit schnellerer Amortisation.
Kein Dokumentenspeicher. Workflow + Beweis in einem.
Die meisten Systeme legen die Datei nur ab. oneDox führt den gesamten Prozess — und beweist, dass er stattgefunden hat.
Onboarding & Workflow
Datenerfassung, Dokumentenerzeugung und Prozessschritte in einem Ablauf.
Bestätigung & Signatur
OTP-Bestätigung oder QES-Signatur — gleiche Oberfläche, gleicher Audit-Trail.
Evidence & Empfangsbestätigung
Zeitstempel, Ereigniskette, archivierte Empfangsbestätigung — jeder Schritt protokolliert.
Validierung & Audit
Unabhängige Prüfung, EU-DSS-Validierung, Bericht und Export — auch später beweisbar.
Dokument + Prozess + Beweis — an einem Ort.
So funktioniert es — kurz gefasst
Der Weg des Dokuments von der Erstellung bis ins Archiv — gleicher Pfad, gleicher Beweis.
- Erstellen Endgültiges Dokument aus HR-Daten.
- Prüfen Sichtkontrolle vor der Bestätigung.
- Signieren OTP oder QES — gleicher Pfad.
- Validieren Unabhängige EU-DSS-Prüfung.
- Verifizieren Per QR oder Link, auch später.
- Archivieren Mit abrufbarer Empfangsbestätigung.
Bestätigung, die nachvollziehbar bleibt.
Die Schritte des Mitarbeiters und des Arbeitgebers werden separat protokolliert — so ist später immer sichtbar, wer welche Dokumentversion wann bestätigt hat.
Zweiseitige OTP-Bestätigung
Sowohl der Mitarbeiter als auch der Arbeitgeber können die Bestätigung mit ihrem eigenen eindeutigen Einmalcode bestätigen. Das System verfolgt automatisch, wo sich jede Partei im Prozess befindet.
Empfangsbestätigung
Für jede Bestätigung wird eine archivierte PDF-Empfangsbestätigung erstellt — jederzeit abrufbar und überprüfbar.
Nachvollziehbares Ereignisprotokoll
Das System protokolliert Zeitpunkt, Beteiligte, Status und die verknüpfte Dokumentversion. Bei einer späteren Prüfung kein Suchen in E-Mails und Dateinamen.
Technische Integrität
Eine zusammenhängende Ereigniskette im Hintergrund schützt die Integrität des Protokolls — es funktioniert auf der IT-Ebene; HR muss sich nicht damit befassen.
Die detaillierte technische Lösung finden Sie im Abschnitt 'Technischer Hintergrund'.
Wie das aussieht
Für die Mitarbeitenden eine Liste. Für das Unternehmen ein Nachweis. Derselbe Ablauf, von zwei Seiten.
Echte Systemansichten, Kunden- und personenbezogene Daten geschwärzt.
Den gesamten Ablauf im Detail ansehen →
Compliance
Bereit für Prüfung und Export
Prüfberichte helfen Ihnen, schnell zu sehen, welche Dokumente unterzeichnet sind, auf Bestätigung warten, abgelaufen sind oder eine Überprüfung benötigen.
- nach Status filtern
- nach Mitarbeiter suchen
- Datumsfilter
- CSV-Export
- nach Ereignis-ID suchen
Riport minta
Prüfbericht — Muster
Unterzeichnet
Bestätigung ausstehend
Abgelaufen
Überprüfung erforderlich
Mitarbeiterrichtlinie
Bestätigt · 14.05.2026
OK
Vertraulichkeitserklärung
Bestätigung ausstehend · 3 Empfänger
In Bearbeitung
Datenschutzhinweis
Abgelaufene Version · erneut gesendet
Überprüfung erforderlich
Prüfberichte helfen Ihnen, schnell zu sehen, welche Dokumente unterzeichnet sind, auf Bestätigung warten, abgelaufen sind oder eine Überprüfung benötigen.
Unsere HR-Module
onePerformance
- Individuelle Ziele
- 360° Feedback
- Entwicklungsplan
get-2.work
- Dokumente automatisch
- E-Learning-Materialien zugewiesen
- Aufgabenliste für den Mitarbeiter
Häufige Fragen
Was vor der Einführung am häufigsten gefragt wird.
Was ist der Unterschied zwischen der Online-Annahme und der qualifizierten elektronischen Signatur?
Die Online-Annahme ist Teil eines im System geführten, nachvollziehbaren Dokumentenprozesses. Verlangt ein Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur, kann der Prozess auch das abbilden. Welche Signaturart gilt, bestimmen immer das Dokument und die Anforderungen des jeweiligen Prozesses.
Was sehen die Mitarbeitenden davon?
Eine Liste dessen, was sie annehmen oder unterschreiben müssen — und bis wann. Die Online-Annahme läuft im Browser, ohne Installation; bei der qualifizierten Signatur folgt der Prozess des jeweiligen Anbieters.
Was passiert, wenn jemand das Dokument ausdruckt?
Auf jeder Seite steht ein Prüfcode, mit dem sich die Seite auf das Originaldokument zurückführen und deren Status prüfen lässt — auch ohne Anmeldung.
Wo finden Mitarbeitende ihre Dokumente später?
In der digitalen Personalakte: Das abgeschlossene Dokument und der Annahmenachweis bleiben zusammen, es muss niemand E-Mails durchsuchen.
Was braucht es für den Start?
Die Dokumentvorlagen, die benötigten Daten und der Signatur-/Annahmeprozess werden eingerichtet. Wie tief die Einführung geht, hängt davon ab, wie viele Dokumenttypen und Abläufe Sie abbilden möchten.
Wie lange bleibt ein Dokument erhalten?
Es gibt keine automatische Löschung: Das abgeschlossene Dokument und der Nachweis der Annahme bleiben im System. Ein signiertes Dokument lässt sich gar nicht endgültig löschen — Archivieren ist ein Statuswechsel, kein Entfernen.
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