Wie weisen wir es nach?
Heute ein Arbeitsvertrag. Morgen der volle Dokumenten-Lebenszyklus. Dasselbe System.
Was passiert, wenn später ein Streit entsteht?
Das Ziel des Systems ist nicht nur, das Dokument zu erstellen — sondern auch, nachvollziehbar zu machen, was genau passiert ist.
Wer hat das Dokument bestätigt?
Das System zeigt eindeutig, welche Partei die Bestätigung vorgenommen hat.
Wann fand die Bestätigung statt?
Der Zeitstempel ist protokolliert und jederzeit abrufbar.
An welche E-Mail-Adresse wurde der Code gesendet?
Das Zustellziel des Codes ist sichtbar — kein Suchen in E-Mails.
Welche Dokumentversion war gültig?
Die Bestätigung ist an die spezifische Version gebunden, nicht nur an den Dateinamen.
Wurde eine Empfangsbestätigung erstellt?
Die Empfangsbestätigung ist separat abrufbar und überprüfbar.
Hat sich das Dokument seitdem geändert?
Falls eine Änderung erfolgte, ist sie im Prüfpfad sichtbar nachvollziehbar.
In welchem Status befindet sich der Prozess?
Auf einen Blick: Bestätigung ausstehend, abgeschlossen oder weitere Prüfung erforderlich.
Bei einer internen oder externen Prüfung sind all diese Daten an einem Ort, übersichtlich abrufbar.
Bestätigung, die nachvollziehbar bleibt.
Die Schritte des Mitarbeiters und des Arbeitgebers werden separat protokolliert — so ist später immer sichtbar, wer welche Dokumentversion wann bestätigt hat.
Zweiseitige OTP-Bestätigung
Sowohl der Mitarbeiter als auch der Arbeitgeber können die Bestätigung mit ihrem eigenen eindeutigen Einmalcode bestätigen. Das System verfolgt automatisch, wo sich jede Partei im Prozess befindet.
Empfangsbestätigung
Für jede Bestätigung wird eine archivierte PDF-Empfangsbestätigung erstellt — jederzeit abrufbar und überprüfbar.
Nachvollziehbares Ereignisprotokoll
Das System protokolliert Zeitpunkt, Beteiligte, Status und die verknüpfte Dokumentversion. Bei einer späteren Prüfung kein Suchen in E-Mails und Dateinamen.
Technische Integrität
Eine zusammenhängende Ereigniskette im Hintergrund schützt die Integrität des Protokolls — es funktioniert auf der IT-Ebene; HR muss sich nicht damit befassen.
Die detaillierte technische Lösung finden Sie im Abschnitt 'Technischer Hintergrund'.
Die Zustände eines Dokuments
Das System weiß bei jedem Dokument genau, wo es steht. Der Nutzer sieht keinen technischen Status, sondern einen Geschäftszustand — und zwischen den Zuständen bewegt nur das System, von Hand lässt sich nichts überschreiben.
Der Hauptweg
-
Entwurf
HR arbeitet daran. Die Mitarbeitenden sehen es noch nicht.
-
Wartet auf Unterschrift
Ausgegeben. Der Mitarbeitende kann es öffnen, bestätigen oder ablehnen.
-
Teilweise unterschrieben
Eine Seite hat bestätigt, die andere steht aus. Beide Schritte werden getrennt protokolliert.
-
Fertig
Beide Seiten haben bestätigt. Quittung, Zeitstempel, Prüfcode.
Nebenwege
- AbgelehntDer Mitarbeitende hat nicht bestätigt — mit Begründung.
- ZurückgezogenHR hat es nach der Ausgabe zurückgerufen.
- AbgelaufenDie Frist ist ohne Bestätigung verstrichen.
Alle drei Zustände bleiben im Register. Nichts verschwindet, nichts wird überschrieben.
Die stärkere Stufe
Verlangt der Dokumenttyp eine qualifizierte Signatur, ist das Dokument nach der OTP-Bestätigung nicht „fertig“, sondern „Grundstufe fertig“ — in eigener Farbe, bis die QES eintrifft. Ein Zustand, der sich nicht mit dem endgültigen verwechseln lässt.
Manche Dokumente müssen nur ausgegeben, nicht unterschrieben werden. Das System führt dafür einen eigenen Zustand — „ausgegeben“, nicht „ausstehend“ —, damit es nie als offene Aufgabe erscheint.
Was einmal einen bestätigten Zustand erreicht hat, kann nicht gelöscht werden. Es kann zurückgezogen und danach archiviert werden — die Spur bleibt. Das ist keine Einstellung, sondern eine Regel des Systems.
Jedes Dokument hat einen Passport
Das System weist jedem Dokument eine eindeutige Kennung zu und bettet zwei QR-Codes ein — ob die PDF generiert, vom Admin hochgeladen oder QES-signiert wurde. Einer identifiziert den Inhalt, der andere zeigt den vollständigen Dokumenten-Lebenszyklus — jederzeit und überall abrufbar.
Eindeutige Dokument-UID
Jedes Dokument erhält bei der Erstellung eine nanoid-basierte eindeutige Kennung. Diese ID bleibt mit jedem Schritt des Lebenszyklus verknüpft — von der Erstellung bis zur Archivierung.
Doppel-QR auf jeder Seite
Linker QR: die Passport-URL, wo der Lebenszyklus einsehbar ist. Rechter QR: Content-Hash-basierte Verifikation. Beide erscheinen auf jeder einzelnen Seite — auch im Ausdruck nachvollziehbar.
Öffentliche Verifikation — ohne Login
Die Passport-URL ist öffentlich zugänglich: Sie zeigt den Dokumentstatus und Grunddaten. Der vollständige Lebenszyklus ist mit authentifiziertem Zugang (Eigentümer / Admin) einsehbar.
Vollständiger Lebenszyklus über Reiter
Übersicht, Lebenszyklus, Signaturen, Artefaktkette und QR & Verifikation — jede Schicht in einem eigenen Reiter. Admins sehen zusätzlich das rohe DSS-Payload.
Reiter Signaturen — unabhängiges EU-DSS
Jede Signatur auf einer eigenen Karte: Unterzeichner aus dem Zertifikat, Trust Service Provider (TSP), DSS INDICATION (TOTAL_PASSED), Qualifizierungsstufe (QESIG / QES / AdES), Sperrstatus und der vollständige DSS-Bericht — auf Knopfdruck.
Ein QR. Ein Beweis. Überall, jederzeit.
Jedes ausgestellte Dokument trägt seinen eigenen Prüfcode. Wer ihn scannt, sieht: echt, unverändert, und wir wissen, wer es bestätigt hat — ohne Anmeldung.
- Typ
- Arbeitsvertrag
- Ausgestellt
- 14.03.2026
- SHA-256
- a1b3…f9c2
- Seite
- 3 / 7
- Status
- gültig · unverändert
A nyomtatott vagy továbbküldött oldal is visszavezethető az eredeti rekordhoz, így a HR csapat később sem marad bizonyíték nélkül.
Seitenweise Verifikation
Nicht nur die Datei — eine konkrete Seite ist identifizierbar, auch gedruckt, fotografiert oder weitergeleitet.
Öffentlich = nur Hash + Status
Der öffentliche QR enthält keine personenbezogenen Daten: nur Typ, SHA-256, Ausstellungsdatum und Status sind sichtbar. Der vollständige Passport (Unterzeichner, Lebenszyklus) ist nur mit authentifiziertem Zugang einsehbar.
Verknüpfung zur Empfangsbestätigung
Der QR führt zum Annahmebeweis, nicht nur zur Datei — sichtbar, wer wann bestätigt hat.
Unabhängige Prüfung
Keine Anmeldung in oneDox nötig, um die Echtheit eines Dokuments zu bestätigen.
Papierloses Arbeiten — mit papiergeeichter Prüfbarkeit.
Eine Signatur, die sich auch beweisen lässt
Sie unterschreiben nicht einfach etwas. Sie können später auch beweisen, wer was wann und unter welchen Bedingungen bestätigt hat.
DAP (Mitarbeiter: Download → externe Signatur → Upload) oder Connector (Arbeitgeber: SMS-Transaktionscode + Signatur-PIN) — gleicher Ablauf, gleicher Beweis.
Anbieter-unabhängigUnabhängige EU-DSS-Prüfung für jede Signatur: Qualifizierungsstufe (QESIG / QES / AdES), Trust Service Provider, Zertifikatskette und Sperrstatus — eIDAS-nachverfolgbar.
EU-DSS-ValidierungZeitstempel, Gerätedaten, IP, Bestätigungskontext — in einem integritätsgeschützten Paket versiegelt.
BeweisketteAuch Jahre später, per Link oder QR — wer Zugriff hat, kann es selbst prüfen.
langfristig prüfbarDAP, eIDAS QES oder interne OTP-Bestätigung — gleicher Ablauf, gleicher Beweis. Das Signaturniveau ist pro Unterzeichner einstellbar: am selben Dokument kann der/die Mitarbeitende OTP nutzen und der Arbeitgeber QES. Mitarbeiterseitig authentifizierte Dokumente werden über die verpflichtende EU-DSS-Prüfung validiert, bevor sie übernommen werden.
QES Web-Upload
Ein vom QES-Anbieter signiertes PDF kann hochgeladen, nachvollziehbar protokolliert und nach Validierung übernommen werden.
Arbeitgeberseitiger integrierter QES (live)
SMS-Transaktionscode + Signatur-PIN → der Connector signiert die PDF → verpflichtende EU-DSS-Prüfung → Speicherung. Die arbeitgeberseitige Signatur startet erst nach erfolgreicher EU-DSS-Validierung auf Mitarbeiterseite.
Eine Signatur ist nur dann etwas wert, wenn sie später beweisbar bleibt. Genau das tun wir.
So wird jeder Schritt erfasst.
Ein einfacher, übersichtlicher Prozess, der das Dokument, die Bestätigung und die Prüfung verknüpft.
Im Hintergrund sind die Ereignisse in einer Hash-Kette verknüpft — nachträgliche Änderungen hinterlassen eine sichtbare Spur.
Bereit für Prüfung und Export
Prüfberichte helfen Ihnen, schnell zu sehen, welche Dokumente unterzeichnet sind, auf Bestätigung warten, abgelaufen sind oder eine Überprüfung benötigen.
- nach Status filtern
- nach Mitarbeiter suchen
- Datumsfilter
- CSV-Export
- nach Ereignis-ID suchen
Prüfbericht — Muster
Prüfberichte helfen Ihnen, schnell zu sehen, welche Dokumente unterzeichnet sind, auf Bestätigung warten, abgelaufen sind oder eine Überprüfung benötigen.
Anschauen — nicht lesen.
Echte oneDox-Ansichten vom Signaturpostfach bis zur EU-DSS-Validierung — immer mit derselben Frage: Wo steht dieses Dokument gerade?
Bestätigung und Signatur
Wie bestätigt oder signiert der Mitarbeiter — ohne Papierschleife?
Qualifizierte Signatur — QES / DAP
Wenn Bestätigen nicht reicht und eine beweiskräftige Signatur nötig ist.
Beweis und Nachvollziehbarkeit
Wo steht dieses Dokument gerade — und was ist bisher damit passiert?
Validierung und Audit
Lässt sich auch später beweisen, dass die Signatur echt ist?
Echte Systembilder · Personendaten geschwärzt
Technischer Hintergrund
Diese Schicht ist für IT- und Prüfteams — auf der HR-Seite ist nur die wesentliche Botschaft sichtbar.
Wie schützt das System die Integrität des Ereignisprotokolls?
Ereignisse werden in einer Hash-Kette angeordnet. Wenn ein früherer Eintrag geändert würde, wäre die Abweichung sofort sichtbar. Im Hintergrund schützt HMAC-SHA256 die Kette; APP_SECRET ist der eigene Schlüssel des Systems, keine Benutzerdaten.
Was enthält die Empfangsbestätigung?
Die Bestätigung fasst die Version des bestätigten Dokuments, die beteiligten Parteien, den Zeitstempel und den Status zusammen. Sie wird als abrufbares PDF archiviert.
Was ist der Unterschied zwischen nativer Bestätigung und QES?
Native Bestätigung ist für interne HR-Prozesse konzipiert; QES ermöglicht eIDAS-kompatible Signaturen, die auch für externe Prozesse gültig sind. Die beiden Lösungen dienen unterschiedlichen Zwecken, weshalb sie auf der Seite als separate Anwendungsfälle erscheinen.
Wie kann eine gedruckte Seite überprüft werden?
Der QR-Code trägt den Dokumentnamen, das Unternehmen, den Mitarbeiter, die Dokument-ID, den Erstellungszeitstempel und die Seitenzahl. Nach einem einzigen Scan ist der ursprüngliche Datensatz abrufbar.
Häufige Fragen
Was vor der Einführung am häufigsten gefragt wird.
Was ist der Unterschied zwischen der Online-Annahme und der qualifizierten elektronischen Signatur?
Was sehen die Mitarbeitenden davon?
Was passiert, wenn jemand das Dokument ausdruckt?
Wo finden Mitarbeitende ihre Dokumente später?
Was braucht es für den Start?
Wie lange bleibt ein Dokument erhalten?
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