Wie weisen wir es nach?
Heute ein Arbeitsvertrag. Morgen der volle Dokumenten-Lebenszyklus. Dasselbe System.
Wie tief soll es gehen?
Dasselbe System. Drei Tiefen.
Die Zustände eines Dokuments
Das System weiß bei jedem Dokument genau, wo es steht. Der Nutzer sieht keinen technischen Status, sondern einen Geschäftszustand — und zwischen den Zuständen bewegt nur das System, von Hand lässt sich nichts überschreiben.
Der Hauptweg
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Entwurf
HR arbeitet daran. Die Mitarbeitenden sehen es noch nicht.
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Wartet auf Unterschrift
Ausgegeben. Der Mitarbeitende kann es öffnen, bestätigen oder ablehnen.
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Teilweise unterschrieben
Eine Seite hat bestätigt, die andere steht aus. Beide Schritte werden getrennt protokolliert.
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Fertig
Beide Seiten haben bestätigt. Quittung, Zeitstempel, Prüfcode.
Was einmal einen bestätigten Zustand erreicht hat, kann nicht gelöscht werden. Es kann zurückgezogen und danach archiviert werden — die Spur bleibt. Das ist keine Einstellung, sondern eine Regel des Systems.
Eine Signatur, die sich auch beweisen lässt
Sie unterschreiben nicht einfach etwas. Sie können später auch beweisen, wer was wann und unter welchen Bedingungen bestätigt hat.
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Signatur
Mitarbeitende unterschreiben mit DAP (Download, Signatur, Upload), der Arbeitgeber direkt im System mit SMS-Code und PIN — gleicher Ablauf, gleicher Beweis.
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Validierung
Jede Signatur durchläuft eine unabhängige Prüfung: wer signiert hat, welcher Anbieter zertifiziert hat und ob das Zertifikat gültig war — nach dem EU-Standard zur Signaturprüfung (DSS).
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Beweis
Zeitstempel, Gerätedaten, IP, Bestätigungskontext — in einem integritätsgeschützten Paket versiegelt.
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Verifikation
Auch Jahre später, per Link oder QR — wer Zugriff hat, kann es selbst prüfen.
Eine Signatur ist nur dann etwas wert, wenn sie später beweisbar bleibt. Genau das tun wir.
Jedes Dokument hat einen Passport
Das System weist jedem Dokument eine eindeutige Kennung zu und bettet zwei QR-Codes ein — ob die PDF generiert, vom Admin hochgeladen oder QES-signiert wurde. Einer identifiziert den Inhalt, der andere zeigt den vollständigen Dokumenten-Lebenszyklus — jederzeit und überall abrufbar.
Jeder Schritt: wer, wann, von welcher IP-Adresse.
Öffentliche Verifikation — ohne Login
Die Passport-URL ist öffentlich zugänglich: Sie zeigt den Dokumentstatus und Grunddaten. Der vollständige Lebenszyklus ist mit authentifiziertem Zugang (Eigentümer / Admin) einsehbar.
Reiter Signaturen — unabhängige Prüfung
Jede Signatur auf einer eigenen Karte: wer unterschrieben hat, welcher Anbieter zertifiziert hat, welche Stufe die Signatur hat und ob das Zertifikat gesperrt wurde — dazu der vollständige Prüfbericht auf Knopfdruck.
Ein QR. Ein Beweis. Überall, jederzeit.
Jedes ausgestellte Dokument trägt seinen eigenen Prüfcode. Wer ihn scannt, sieht: echt, unverändert, und wir wissen, wer es bestätigt hat — ohne Anmeldung.
Papierloses Arbeiten — mit papiergeeichter Prüfbarkeit.
Anschauen — nicht lesen.
Echte oneDox-Ansichten vom Signaturpostfach bis zur unabhängigen Prüfung — immer mit derselben Frage: Wo steht dieses Dokument gerade?
Bestätigung und Signatur
Wie bestätigt oder signiert der Mitarbeiter — ohne Papierschleife?
Qualifizierte Signatur — QES / DAP
Wenn Bestätigen nicht reicht und eine beweiskräftige Signatur nötig ist.
Beweis und Nachvollziehbarkeit
Wo steht dieses Dokument gerade — und was ist bisher damit passiert?
Validierung und Audit
Lässt sich auch später beweisen, dass die Signatur echt ist?
Echte Systembilder · Personendaten geschwärzt
Häufige Fragen
Was vor der Einführung am häufigsten gefragt wird.
Was ist der Unterschied zwischen der Online-Annahme und der qualifizierten elektronischen Signatur?
Was sehen die Mitarbeitenden davon?
Was passiert, wenn jemand das Dokument ausdruckt?
Wo finden Mitarbeitende ihre Dokumente später?
Was braucht es für den Start?
Wie lange bleibt ein Dokument erhalten?
Wie hilft es bei der Entgelttransparenz?
Wie schützt das System die Integrität des Ereignisprotokolls?
Was enthält die Empfangsbestätigung?
In einer Woche einsatzbereit.
Liegen Mitarbeiterliste und eine Startvorlage vor, kann der erste Dokumentenprozess innerhalb einer Woche starten.
Die HR School ist der strategische Fachpartner von One Solution. Die Systemeinführung und den Betrieb unterstützt sie mit praktischer HR-Begleitung, Schulungen und Interim-Lösungen.
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