Verschickt. Aber können Sie nachweisen, dass es angekommen ist?

Ein Dokument ist dann etwas wert, wenn später noch sichtbar ist: wer es erhalten, wer es angenommen hat, wann — und welche Fassung.

Heute ein Arbeitsvertrag. Morgen der volle Dokumenten-Lebenszyklus. Dasselbe System.

Sehen Sie, wie es funktioniert

Wie tief soll es gehen?

Kurz Überblick Im Detail

Wenn Sie nur fünf Minuten haben. Das Wesentliche, mit Beispielen aus der Praxis. Wenn Sie sehen wollen, was dahintersteckt.

Solange alles glattläuft, sind das keine Fragen. Irgendwann kommen sie aber immer.

Wer hat dieses Dokument angenommen?
Wann?
Welche Fassung?
Wurde darüber ein Nachweis erstellt?
Gilt diese Fassung noch?

Der Weg eines Dokuments

Erstellt

Aus vorhandenen Daten, nicht neu getippt. Die erforderlichen Daten kommen automatisch ins Dokument.
Versendet

Die Mitarbeitenden erhalten es und sehen, was zu tun ist.
Angenommen

Mit Einmalcode — oder mit formaler Signatur, wenn das Dokument sie verlangt.
Archiviert

Dokument und Annahmenachweis kommen gemeinsam in die digitale Personalakte.
Auffindbar

Nicht zwischen E-Mails und Dateinamen, sondern an einem Ort.

Fünf Zustände. Am Ende steht keine Datei, sondern ein nachweisbarer Ablauf.

Wie das aussieht

Signatur-Posteingang der Mitarbeitenden: zu unterschreibende Dokumente mit Status und Frist. — Für die Mitarbeitenden eine Liste: was zu unterschreiben ist und bis wann. Dem Unternehmen bleibt dieselbe Spur.

Ohne Papier — auch auf Papier überprüfbar

Papierlos heißt nicht, dass man das Drucken vermeidet. Sondern dass man es nicht braucht: Das Dokument entsteht, geht raus, kommt angenommen zurück und wird archiviert, ohne dass jemand zum Drucker geht.

Und wenn doch gedruckt wird, geht nichts verloren. Auf jeder Seite steht ein Prüfcode: Wer ihn scannt, kann die Seite auf das Originaldokument zurückführen und dessen Status prüfen. Ohne Anmeldung.

Kein Drucken das Dokument verlässt den Ablauf nicht

Kein Scannen die Annahme entsteht dort, wo das Dokument liegt

Weniger Nachfassen der Status ist sichtbar, man muss nicht fragen

Bei einem Pharmahersteller 1000+ Mitarbeitende

treten neue Kolleginnen papierlos und nachweisbar ein.

Bei einem Elektronikhersteller 500+ Mitarbeitende

entstehen HR-Dokumente mit qualifizierter Signatur, nachvollziehbar.

Sehen Sie, wie das bei Ihnen liefe.

Derselbe Ablauf trägt einen Arbeitsvertrag ebenso wie eine Richtlinien-Kenntnisnahme.

Überblick

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