Wir haben es verschickt. Aber können Sie belegen, dass es angekommen ist?
Heute ein Arbeitsvertrag. Morgen der volle Dokumenten-Lebenszyklus. Dasselbe System.
Fünf Fragen, wenn es darauf ankommt
- Wer hat es erhalten?
- Wann?
- Welche Fassung des Dokuments?
- Wurde es angenommen oder unterschrieben?
- Wenn es in einem halben Jahr Streit gibt: gibt es einen Beleg?
Diese Fragen sollte man nicht erst zu beantworten beginnen, wenn man die Antworten braucht.
Der Weg eines Dokuments
-
Es entsteht
Aus vorhandenen Daten, nicht neu abgetippt. Die nötigen Angaben gelangen automatisch ins Dokument.
-
Es wird zugestellt
Der Mitarbeitende erhält es und sieht, was damit zu tun ist.
-
Annehmen oder unterschreiben
Mit einem Einmalcode oder mit einer amtlichen Unterschrift, wenn das Dokument sie verlangt.
-
Beide Seiten erhalten es
Das Dokument und der Nachweis der Annahme gelangen gemeinsam in die digitale Personalakte.
-
Es bleibt auffindbar
Nicht in E-Mails und Dateinamen, sondern an einer Stelle.
Für den Mitarbeitenden ein einfacher Ablauf. Im Hintergrund bleibt jedoch festgehalten, was geschah, wann und mit welchem Dokument.
Für den Mitarbeitenden eine Liste. Für das Unternehmen ein Beleg.
Und wenn es später gebraucht wird, lässt sich auch die Geschichte des Dokuments abrufen.
Nicht nur abgelegt
Mit dem QR-Code und der Spur am Dokument lässt sich auch später prüfen, um welches Dokument es geht und was damit geschah.
Ist eine stärkere Unterschrift nötig, lässt sich der Ablauf auch dorthin weiterführen — ohne dass es für den Mitarbeitenden komplizierter wird.
Für den Mitarbeitenden bleibt der Kern gleich: erhalten → erledigen → fertig.
neue Mitarbeitende treten papierlos und belegbar ein.
HR-Dokumente werden qualifiziert und nachvollziehbar unterschrieben.