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Wir speichern nicht nur Dokumente. Auch sichtbar bleibt, wer sie wann bestätigt hat.

Ein neuer Mitarbeiter kann weitgehend papierlos onboardet werden.

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Nachvollziehbarer HR-Dokumentenprozess

Nicht nur Speicherung — jeder Schritt wird protokolliert, verknüpft und ist abrufbar.

Seitenweise QR-Identifikation

Jede erzeugte PDF-Seite hat einen eindeutigen QR-Code. Dokumentname, Unternehmen, Mitarbeiter, ID, Zeitstempel, Seitenzahl — auch nach dem Drucken nachvollziehbar.

Zweiseitige Bestätigung per Einmalcode

Mitarbeiter und Arbeitgeber erhalten jeweils einen eindeutigen Einmalcode (OTP), den nur sie einlösen können. Jede Bestätigung wird protokolliert — wer, wann, von wo.

Nachvollziehbares Ereignisprotokoll

Ereignisse sind in einer zusammenhängenden Kette verknüpft. Wenn jemand einen früheren Eintrag ändern möchte, hinterlässt das eine sichtbare Spur.

Automatische Empfangsbestätigung

Nach jeder Bestätigung erstellt das System automatisch eine archivierte Empfangsbestätigung. Jederzeit abrufbar und überprüfbar.

Prüf-Export

Alle Ereignisse, Status und Daten sind exportierbar. Interne Prüfung, Compliance-Check — alle Daten an einem Ort.

Ordnersystem & Berechtigungen

Logische Ordnerstruktur mit rollenbasiertem Zugriff. Mitarbeiter, HR-Admin, Lohnbuchhaltung — jeder sieht nur, was er sehen soll.

Ein neuer Mitarbeiter kann weitgehend papierlos onboardet werden

Von der Datenerfassung bis zur Bestätigung und Archivierung bleibt der Ablauf in einem System — mit weniger Drucken und weniger manueller Administration.

Kein Drucken Kein Scannen Kein Word-Datei-Hin-und-her Keine doppelte Dateneingabe
1
Der neue Mitarbeiter erfasst die Onboarding-Daten

Erforderliche Personen- und HR-Daten werden einmal zentral erfasst. HR muss nichts doppelt eintippen.

2
HR prüft die eingereichten Daten

Alle Informationen sind in einem Ablauf sichtbar, sodass die Prüfung schnell und übersichtlich bleibt.

3
Das System erzeugt Dokumente automatisch

Auf Basis freigegebener Daten werden die nötigen HR-Dokumente ohne Copy-Paste erzeugt.

4
Online-Bestätigung oder QES-Signatur

Dokumente können per OTP online bestätigt oder mit QES offiziell signiert werden — ohne Papierkreislauf.

5
Archivierung in der digitalen Personalakte

Finale Dokumente und Bestätigungsverlauf werden nachvollziehbar in der digitalen Personalakte abgelegt.

Der Ablauf ist auch ohne Drucken und Scannen durchgängig umsetzbar.

Kein Dokumentenspeicher. Workflow + Beweis in einem.

Die meisten Systeme legen die Datei nur ab. oneDox führt den gesamten Prozess — und beweist, dass er stattgefunden hat.

Onboarding & Workflow

Datenerfassung, Dokumentenerzeugung und Prozessschritte in einem Ablauf.

Bestätigung & Signatur

OTP-Bestätigung oder QES-Signatur — gleiche Oberfläche, gleicher Audit-Trail.

Evidence & Empfangsbestätigung

Zeitstempel, Ereigniskette, archivierte Empfangsbestätigung — jeder Schritt protokolliert.

Validierung & Audit

Unabhängige Prüfung, EU-DSS-Validierung, Bericht und Export — auch später beweisbar.

Dokument + Prozess + Beweis — an einem Ort.

So sieht es in der Praxis aus

Echte Screenshots aus dem Ablauf — vom Signaturcode bis zur Bestätigung nach der Signatur.

Mitarbeiter-Signaturpostfach
Mitarbeiter-Signaturpostfach Zu signierende Dokumente an einem Ort — Status, Frist, ein Button.

So funktioniert es — kurz gefasst

Der Weg des Dokuments von der Erstellung bis ins Archiv — gleicher Pfad, gleicher Beweis.

  1. Erstellen Endgültiges Dokument aus HR-Daten.
  2. Prüfen Sichtkontrolle vor der Bestätigung.
  3. Signieren OTP oder QES — gleicher Pfad.
  4. Validieren Unabhängige EU-DSS-Prüfung.
  5. Verifizieren Per QR oder Link, auch später.
  6. Archivieren Mit abrufbarer Empfangsbestätigung.

Eine Signatur, die sich auch beweisen lässt

Sie unterschreiben nicht einfach etwas. Sie können später auch beweisen, wer was wann und unter welchen Bedingungen bestätigt hat.

Signatur

DAP (Mitarbeiter: Download → externe Signatur → Upload) oder Connector (Arbeitgeber: SMS-Transaktionscode + Signatur-PIN) — gleicher Ablauf, gleicher Beweis.

Anbieter-unabhängig
Validierung

Unabhängige EU-DSS-Prüfung für jede Signatur: Qualifizierungsstufe (QESIG / QES / AdES), Trust Service Provider, Zertifikatskette und Sperrstatus — eIDAS-nachverfolgbar.

EU-DSS-Validierung
Beweis

Zeitstempel, Gerätedaten, IP, Bestätigungskontext — in einem integritätsgeschützten Paket versiegelt.

Beweiskette
Verifikation

Auch Jahre später, per Link oder QR — wer Zugriff hat, kann es selbst prüfen.

langfristig prüfbar

DAP, eIDAS QES oder interne OTP-Bestätigung — gleicher Ablauf, gleicher Beweis. Das Signaturniveau ist pro Unterzeichner einstellbar: am selben Dokument kann der/die Mitarbeitende OTP nutzen und der Arbeitgeber QES. Mitarbeiterseitig authentifizierte Dokumente werden über die verpflichtende EU-DSS-Prüfung validiert, bevor sie übernommen werden.

✅ Verfügbar

QES Web-Upload

Ein vom QES-Anbieter signiertes PDF kann hochgeladen, nachvollziehbar protokolliert und nach Validierung übernommen werden.

✅ Verfügbar

Arbeitgeberseitiger integrierter QES (live)

SMS-Transaktionscode + Signatur-PIN → der Connector signiert die PDF → verpflichtende EU-DSS-Prüfung → Speicherung. Die arbeitgeberseitige Signatur startet erst nach erfolgreicher EU-DSS-Validierung auf Mitarbeiterseite.

Eine Signatur ist nur dann etwas wert, wenn sie später beweisbar bleibt. Genau das tun wir.

QR-basierte Verifikation

Ein QR. Ein Beweis. Überall, jederzeit.

Jedes ausgestellte Dokument trägt seinen eigenen Prüfcode. Wer ihn scannt, sieht: echt, unverändert, und wir wissen, wer es bestätigt hat — ohne Anmeldung.

Zwei QR-Codes und eine eindeutige DOC-ID im PDF-Footer
Jede Seite trägt einen QR — und eine eigene DOC-ID Unten links: der Passport-QR (vollständiger Lebenszyklus). Unten rechts: der schnelle Verifikations-QR. Dazwischen: die eigene ID des Dokuments und die Seitenzahl — auch auf Ausdruck oder Foto rückverfolgbar.
  1. QR-Scan Telefon oder Scanner — ohne Anmeldung.
  2. Validierungsansicht Dokument, Seite, Status — auf einen Blick.
  3. Verifizierter Zustand Unverändert, mit Zeitstempel, geprüft.
  4. Beweisdetails Unterzeichner, Zeit, Version, Ereigniskette.
PDF lap mockup Ellenőrizve
Dokumentum ID DX-2026-4812 Generálás ideje 2026.05.14 09:12 Oldal 2/5
Verifiziert
Typ
Arbeitsvertrag
Ausgestellt
14.03.2026
SHA-256
a1b3…f9c2
Seite
3 / 7
Status
gültig · unverändert
Dokumentumhoz kötött azonosítás

A nyomtatott vagy továbbküldött oldal is visszavezethető az eredeti rekordhoz, így a HR csapat később sem marad bizonyíték nélkül.

Seitenweise Verifikation

Nicht nur die Datei — eine konkrete Seite ist identifizierbar, auch gedruckt, fotografiert oder weitergeleitet.

Öffentlich = nur Hash + Status

Der öffentliche QR enthält keine personenbezogenen Daten: nur Typ, SHA-256, Ausstellungsdatum und Status sind sichtbar. Der vollständige Passport (Unterzeichner, Lebenszyklus) ist nur mit authentifiziertem Zugang einsehbar.

Verknüpfung zur Empfangsbestätigung

Der QR führt zum Annahmebeweis, nicht nur zur Datei — sichtbar, wer wann bestätigt hat.

Unabhängige Prüfung

Keine Anmeldung in oneDox nötig, um die Echtheit eines Dokuments zu bestätigen.

Papierloses Arbeiten — mit papiergeeichter Prüfbarkeit.

Was passiert, wenn später ein Streit entsteht?

Das Ziel des Systems ist nicht nur, das Dokument zu erstellen — sondern auch, nachvollziehbar zu machen, was genau passiert ist.

Wer hat das Dokument bestätigt?

Das System zeigt eindeutig, welche Partei die Bestätigung vorgenommen hat.

Wann fand die Bestätigung statt?

Der Zeitstempel ist protokolliert und jederzeit abrufbar.

An welche E-Mail-Adresse wurde der Code gesendet?

Das Zustellziel des Codes ist sichtbar — kein Suchen in E-Mails.

Welche Dokumentversion war gültig?

Die Bestätigung ist an die spezifische Version gebunden, nicht nur an den Dateinamen.

Wurde eine Empfangsbestätigung erstellt?

Die Empfangsbestätigung ist separat abrufbar und überprüfbar.

Hat sich das Dokument seitdem geändert?

Falls eine Änderung erfolgte, ist sie im Prüfpfad sichtbar nachvollziehbar.

In welchem Status befindet sich der Prozess?

Auf einen Blick: Bestätigung ausstehend, abgeschlossen oder weitere Prüfung erforderlich.

Bei einer internen oder externen Prüfung sind all diese Daten an einem Ort, übersichtlich abrufbar.

Bestätigung, die nachvollziehbar bleibt.

Die Schritte des Mitarbeiters und des Arbeitgebers werden separat protokolliert — so ist später immer sichtbar, wer welche Dokumentversion wann bestätigt hat.

Zweiseitige OTP-Bestätigung

Sowohl der Mitarbeiter als auch der Arbeitgeber können die Bestätigung mit ihrem eigenen eindeutigen Einmalcode bestätigen. Das System verfolgt automatisch, wo sich jede Partei im Prozess befindet.

Empfangsbestätigung

Für jede Bestätigung wird eine archivierte PDF-Empfangsbestätigung erstellt — jederzeit abrufbar und überprüfbar.

Nachvollziehbares Ereignisprotokoll

Das System protokolliert Zeitpunkt, Beteiligte, Status und die verknüpfte Dokumentversion. Bei einer späteren Prüfung kein Suchen in E-Mails und Dateinamen.

Technische Integrität

Eine zusammenhängende Ereigniskette im Hintergrund schützt die Integrität des Protokolls — es funktioniert auf der IT-Ebene; HR muss sich nicht damit befassen.

Die detaillierte technische Lösung finden Sie im Abschnitt 'Technischer Hintergrund'.

So wird jeder Schritt erfasst.

Ein einfacher, übersichtlicher Prozess, der das Dokument, die Bestätigung und die Prüfung verknüpft.

01
Dokumenterstellung — das endgültige HR-Dokument wird erstellt. #fbec142a…
02
Seitenweise QR-Identifikation — jede Seite führt zur Originaldatei zurück. #9586eaf0…
03
Zugestellt oder bereitgestellt — der Mitarbeiter erhält das Dokument oder greift darauf zu. #ec70d09d…
04
OTP-basierte Bestätigung — beide Parteien bestätigen separat. #c7251621…
05
Archivierte Empfangsbestätigung — die abrufbare Bestätigung wird erstellt. #62cfe4ca…
06
Prüfbericht — alle erforderlichen Daten sind mit einem Klick abrufbar. #daa88e7e…
Prüfung: Alle Schritte in Ordnung ✓

Im Hintergrund sind die Ereignisse in einer Hash-Kette verknüpft — nachträgliche Änderungen hinterlassen eine sichtbare Spur.

Interessiert an der Lösung? Lassen Sie es uns zeigen →
oneDoxPass

Jedes Dokument hat einen Passport

Das System weist jedem Dokument eine eindeutige Kennung zu und bettet zwei QR-Codes ein — ob die PDF generiert, vom Admin hochgeladen oder QES-signiert wurde. Einer identifiziert den Inhalt, der andere zeigt den vollständigen Dokumenten-Lebenszyklus — jederzeit und überall abrufbar.

Passport
UID Kv3xN_pQR8mZ…
Verifikation
oneDoxPass Dokument-Passport — Lebenszyklus-Audit-Timeline Screenshot

Eindeutige Dokument-UID

Jedes Dokument erhält bei der Erstellung eine nanoid-basierte eindeutige Kennung. Diese ID bleibt mit jedem Schritt des Lebenszyklus verknüpft — von der Erstellung bis zur Archivierung.

Doppel-QR auf jeder Seite

Linker QR: die Passport-URL, wo der Lebenszyklus einsehbar ist. Rechter QR: Content-Hash-basierte Verifikation. Beide erscheinen auf jeder einzelnen Seite — auch im Ausdruck nachvollziehbar.

Öffentliche Verifikation — ohne Login

Die Passport-URL ist öffentlich zugänglich: Sie zeigt den Dokumentstatus und Grunddaten. Der vollständige Lebenszyklus ist mit authentifiziertem Zugang (Eigentümer / Admin) einsehbar.

Vollständiger Lebenszyklus über Reiter

Übersicht, Lebenszyklus, Signaturen, Artefaktkette und QR & Verifikation — jede Schicht in einem eigenen Reiter. Admins sehen zusätzlich das rohe DSS-Payload.

Reiter Signaturen — unabhängiges EU-DSS

Jede Signatur auf einer eigenen Karte: Unterzeichner aus dem Zertifikat, Trust Service Provider (TSP), DSS INDICATION (TOTAL_PASSED), Qualifizierungsstufe (QESIG / QES / AdES), Sperrstatus und der vollständige DSS-Bericht — auf Knopfdruck.

Möchten Sie es live erleben? Kontakt aufnehmen →
Compliance

Bereit für Prüfung und Export

Prüfberichte helfen Ihnen, schnell zu sehen, welche Dokumente unterzeichnet sind, auf Bestätigung warten, abgelaufen sind oder eine Überprüfung benötigen.

  • nach Status filtern
  • nach Mitarbeiter suchen
  • Datumsfilter
  • CSV-Export
  • nach Ereignis-ID suchen
Riport minta

Prüfbericht — Muster

Unterzeichnet Bestätigung ausstehend Abgelaufen Überprüfung erforderlich
Mitarbeiterrichtlinie Bestätigt · 14.05.2026
OK
Vertraulichkeitserklärung Bestätigung ausstehend · 3 Empfänger
In Bearbeitung
Datenschutzhinweis Abgelaufene Version · erneut gesendet
Überprüfung erforderlich

Prüfberichte helfen Ihnen, schnell zu sehen, welche Dokumente unterzeichnet sind, auf Bestätigung warten, abgelaufen sind oder eine Überprüfung benötigen.

eIDAS EU DSS DÁP GDPR HMAC-SHA256
Technikai háttér

Technischer Hintergrund

Diese Schicht ist für IT- und Prüfteams — auf der HR-Seite ist nur die wesentliche Botschaft sichtbar.

Wie schützt das System die Integrität des Ereignisprotokolls?

Ereignisse werden in einer Hash-Kette angeordnet. Wenn ein früherer Eintrag geändert würde, wäre die Abweichung sofort sichtbar. Im Hintergrund schützt HMAC-SHA256 die Kette; APP_SECRET ist der eigene Schlüssel des Systems, keine Benutzerdaten.

Was enthält die Empfangsbestätigung?

Die Bestätigung fasst die Version des bestätigten Dokuments, die beteiligten Parteien, den Zeitstempel und den Status zusammen. Sie wird als abrufbares PDF archiviert.

Was ist der Unterschied zwischen nativer Bestätigung und QES?

Native Bestätigung ist für interne HR-Prozesse konzipiert; QES ermöglicht eIDAS-kompatible Signaturen, die auch für externe Prozesse gültig sind. Die beiden Lösungen dienen unterschiedlichen Zwecken, weshalb sie auf der Seite als separate Anwendungsfälle erscheinen.

Wie kann eine gedruckte Seite überprüft werden?

Der QR-Code trägt den Dokumentnamen, das Unternehmen, den Mitarbeiter, die Dokument-ID, den Erstellungszeitstempel und die Seitenzahl. Nach einem einzigen Scan ist der ursprüngliche Datensatz abrufbar.

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Unterstützt sowohl Cloud- (SaaS) als auch On-Premise-Betrieb. Detaillierte Servicemodelle werden auf der oneSolution-Seite vorgestellt.

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Die HR School ist der strategische Fachpartner von One Solution. Die Systemeinführung und den Betrieb unterstützt sie mit praktischer HR-Begleitung, Schulungen und Interim-Lösungen.

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